Ihre Fachbereichsleitung fragt Ihr Kursangebot per Planungsbogen, per E-Mail oder telefonisch ab. Bitte denken Sie daran, alle Sonderwünsche für Ausstattung, Raum und Zeiten anzugeben. 

Nach Fertigstellung des Programms erhalten Sie per E-Mail eine Honorarvereinbarung, die die mit Ihnen abgesprochenen Daten enthält. Sie schicken ein unterschriebenes Exemplar an die Volkshochschule Heidelberg zurück.

Sie erhalten zehn Tage vor Kursbeginn eine automatische E-Mail mit der aktuellen Teilnehmerzahl und dem Teilnehmerminimum. Hören Sie vor Kursbeginn nichts mehr von Ihrer Fachbereichsleitung, dann findet Ihr Kurs wie geplant statt. Muss er abgesagt werden, weil das Teilnehmerminimum nicht erreicht ist, oder muss er zu veränderten Konditionen durchgeführt werden, meldet sich Ihre Fachbereichsleitung rechtzeitig vorher bei Ihnen.

Sprechen Sie mit Ihrer Fachbereichsleitung ab, ob Sie die Unterlagen per E-Mail, Post oder über das Dozentenportal erhalten. Wenn Ihr Kurs im vhs-Gebäude in der Bergheimer Straße stattfindet, können Sie sie auch vor Kursbeginn im Hausmeisterbüro im Dozentenfach des jeweiligen Fachbereichs abholen.

Ihr Kurs kann eventuell auch stattfinden, wenn die Mindest-Teilnehmerzahl nicht erreicht ist. Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmenden einer Aufzahlung auf die Kursgebühr oder einer Verkürzung des Kurses bei gleichbleibender Gebühr zustimmen. Ob das möglich ist, wie hoch die Aufzahlung ist oder um wie viele Unterrichtsstunden der Kurs verkürzt werden muss, das besprechen Sie bitte ausschließlich mit Ihrer Fachbereichsleitung. 

Bitte teilen Sie Ihre Verhinderung im Interesse der Teilnehmenden so frühzeitig wie möglich telefonisch mit, damit wir Ihre Teilnehmenden rechtzeitig vom Ausfallen der Veranstaltung informieren können! Erste*r Ansprechpartner*in dafür ist Ihre Fachbereichsleitung. Erreichen Sie diese nicht, sprechen Sie bitte nicht auf Mailbox oder Band, sondern rufen in Ihrem Teambüro oder die Zentrale Anmeldung an. Die Kolleg*innen werden versuchen, alle Teilnehmenden zu erreichen, damit keine Irritationen wegen des Kursausfalls entstehen. 

Sind Sie sehr kurz vor Kursbeginn verhindert, sagen Sie bitte morgens vor 08:00 Uhr, abends ab 17:00 Uhr oder am Wochenende dem Hausmeister-Team Bescheid.

Notwendige Nachholstunden sprechen Sie bitte in jedem Fall mit Ihrer Fachbereichsleitung und nicht nur mit den Teilnehmenden ab. Es kann sonst passieren, dass zum Zeitpunkt Ihrer Nachholstunde Ihr Raum von einer anderen Gruppe belegt ist. 

Die Anwesenheitsliste ist das wichtigste Dokument zu Beginn Ihres Kurses. Sie dient zur Überprüfung der angemeldeten Personen, ist Grundlage für Teilnahmebescheinigungen und für Ihre Honorarabrechnung.

Bitte überprüfen Sie anhand dieser Liste, ob alle anwesenden Personen darauf erscheinen. Sollte dies nicht der Fall sein, kann dies verschiedene Gründe haben:

1. Die Person hat sich kurzfristig, nach Ausdruck der Anwesenheitsliste, angemeldet. 

   Lassen Sie sich in diesem Fall bitte die Anmeldebestätigung zeigen und ergänzen Sie den Namen der*des Teilnehmenden handschriftlich auf der Liste. Hat jemand keine Anmeldebestätigung, notieren Sie bitte Namen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail und informieren Ihre Fachbereichsleitung nach dem Termin, damit die Anmeldung überprüft werden kann.
   Die Anwesenheitsliste, die Sie über das Dozentenportal aufrufen, ist immer aktuell.

2. Die Person ist nicht angemeldet und es gibt noch freie Plätze im Kurs:
   Verfahren Sie wie unter 1.
3. Die Person ist nicht angemeldet, es gibt aber bereits eine Warteliste.
   (Die Information zur Warteliste finden Sie auf der Anwesenheitsliste, rechts neben der Anzahl der Anmeldungen.) In diesem Fall kann die Person leider nicht am Kurs teilnehmen, da die Warteliste Vorrang hat.

Bitte führen Sie die Anwesenheitsliste sorgfältig und tragen Sie die Anwesenheit der Teilnehmenden für jeden Kurstag ein. Um den Schutz der Teilnehmer*innendaten zu gewährleisten, muss die Anwesenheitsliste von Ihnen geführt werden und darf nicht im Kurs herumgegeben oder ausgelegt werden (siehe dazu auch unter „Daten Ihrer Teilnehmenden“).

Bitte geben Sie die Liste nach Beendigung Ihres Kurses unterschrieben an Ihre Fachbereichsleitung oder Ihr Team zurück und füllen Sie auch den Kurzbericht auf der Rückseite aus. Sie helfen uns damit, die Qualität der Veranstaltungen zu sichern.

Je schneller Sie nach Kursende die Anwesenheitsliste abgeben, desto schneller erhalten Sie Ihr Honorar. Auch Teilnahmebescheinigungen können dann ausgestellt werden.

Legen Sie die Anwesenheitsliste im Kurs nicht offen aus.  Die Daten unterliegen dem Datenschutz gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung.

Grundsätzlich gilt: Alle personenbezogenen Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer) unterliegen dem Grundsatz der Zweckbindung und der Einwilligung. Möchten Sie einen E-Mail-Verteiler zum Austausch von kursbezogenen Informationen erstellen, benötigen Sie hierfür die vorherige ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer*innen. Zum Nachweis muss die Einwilligung per E-Mail oder Unterschrift erfolgen.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie im „Dozentenleitfaden zur Europäischen Datenschutzgrundverordnung“. 

Für Folgekurse verschickt die Volkshochschule Ihren Teilnehmenden in der Regel eine E-Mail mit dem entsprechenden Anmeldelink, bevor der Kurs im Netz oder Printprogramm steht. Die Teilnehmenden können sich somit frühzeitig einen Platz sichern und Sie haben Planungssicherheit für Ihren Kurs.

Führen Sie ein Teilnehmer-Feedback durch! Die Volkshochschule hält dafür einen allgemeinen Feedback-Bogen bereit, den Sie von Ihrem Team oder beim Hausmeister-Team erhalten. Für einige Kurse bekommen Sie von Ihrer Fachbereichsleitung spezielle Feedback-Bögen ausgehändigt z. B. für die Kochkurse. Natürlich können Sie zwischendurch auch ein mündliches Feedback einholen, um ggf. zeitnah reagieren zu können. 

Die Auszahlung des Honorars veranlassen Sie durch Abgabe der ausgefüllten und von Ihnen unterschriebenen Anwesenheitsliste oder über das Dozentenportal.

Bei Unterricht im Team, Erhalt von Materialgeld, Werkstattmieten oder Ähnlichem geben Sie bitte mit der Anwesenheitsliste auch den ausgefüllten Honorarabrechnungsbogen ab oder schicken ihn per Scan (ggf. mit den Quittungen) an Ihre Fachbereichsleitung.

Hat ein*e Teilnehmende*r mit dem gewählten Kurs nicht die richtige Wahl getroffen, verweisen Sie sie/ihn bitte an die Fachbereichsleitung. Sie wird klären, ob ein Wechsel in einen anderen Kurs oder der Ausstieg aus dem Kurs sinnvoll ist. 

Sie verweisen die Person an Ihr Teambüro oder an das Büro der Zentralen Anmeldung der Volkshochschule.

In den Kursen im Bereich Beruf & Computer und bei den ZPP-zertifizierte Präventionskursen

verschickt die Volkshochschule den Teilnehmenden bei 80 % Kurs-Teilnahme die Bescheinigungen per E-Mail (Ausnahme Kinderkurse).

In den Intensiv-Kursen in Deutsch wird den Teilnehmenden die Teilnahmebescheinigung im Kurs ausgehändigt.

In allen anderen Fällen wenden sich die Teilnehmenden bitte an das Anmelde- oder Teambüro.

Bitte lassen Sie sich keine Kursgebühren aushändigen.

Bitte verweisen Sie Teilnehmende an das Anmeldebüro, wenn sie Fragen z. B. zu Rücktrittsmöglichkeiten, Ermäßigungen oder sonstigen Geschäftsbedingungen haben. Geben Sie selbst nur fundierte Informationen weiter, da Teilnehmende sich häufig auf Ihre Auskunft berufen.